L’e-mail sert à communiquer, à organiser vos tâches, à savoir quand vous devez vous rencontrer, etc. Bien qu’il existe aujourd’hui de nombreux moyens de rester en contact, tels que les messageries instantanées comme WhatsApp ou Telegram ou les applications d’appels vidéo et audio comme Skype, Hangouts et autres, l’e-mail reste l’un des plus utilisés pour sa polyvalence et sa simplicité, que vous utilisiez Outlook, Gmail ou d’autres fournisseurs.

Et parmi les problèmes qui découlent de l’utilisation et de l’abus du courrier électronique, l’un des principaux est l’encombrement de la boîte de réception. Bien que certains préconisent qu’elle soit toujours à zéro, il n’est pas nécessaire d’être aussi radical : il suffit de l’avoir en ordre. Et pour atteindre cet ordre, il est bon de nettoyer de temps en temps sa boîte de réception ou de traiter correctement les messages entrants.

Voici quelques-unes des options offertes par Gmail pour organiser votre courrier électronique afin de garder votre boîte de réception bien rangée ou même vide.

Mettre fin aux abonnements

Commençons par le côté pratique. Une façon de réduire le volume de messages entrants dans votre boîte de réception Gmail est de réduire le nombre de messages entrants. Il ne s’agit pas de dire aux gens d’arrêter de vous écrire, car de nombreux courriels sont très utiles dans votre vie quotidienne.

L’objectif est de réduire le volume des courriels que vous recevez et que vous ne lisez parfois même pas. Beaucoup d’entre eux sont souvent des bulletins d’information auxquels vous vous êtes abonné consciemment ou inconsciemment.

Mais vous pouvez trouver plus pratique de ne plus les recevoir. Pour ce faire, vous pouvez tirer parti de la fonction de désabonnement à la newsletter de Gmail. Lorsque vous recevez de tels messages, Gmail détecte qu’il s’agit d’un abonnement. Ainsi, lorsque vous ouvrez le message, un raccourci indiquant « Se désabonner » apparaît à côté de l’expéditeur.

Étiquette à séparer

La deuxième méthode pour vider votre boîte de réception Gmail. Si vous ne voulez pas laisser votre boîte de réception à zéro, vous pouvez organiser les messages qui s’y trouvent à l’aide d’étiquettes. Actuellement, nous pouvons utiliser les étiquettes de deux manières.

D’une part, les étiquettes fonctionnent comme des dossiers dans lesquels on peut placer les messages qui correspondent à un même sujet. Par exemple, vous pouvez séparer les courriels des collègues, des clients, des projets spécifiques… Pour ce faire, il suffit de faire un clic droit sur un message et de cliquer sur Déplacer vers et ensuite Créer une étiquette ou choisir une étiquette qui existe déjà. Cela videra votre boîte de réception.

La deuxième utilisation des étiquettes vous permet de conserver les messages dans le dossier mais en les étiquetant. De cette façon, vous pouvez filtrer votre boîte de réception Gmail pour voir certains e-mails en fonction de leur étiquette. Pour ce faire, vous pouvez marquer les messages en cliquant dessus avec le bouton droit de la souris et en sélectionnant l’option Étiqueter sous. Vous pouvez choisir une étiquette existante ou en créer de nouvelles. Vous trouverez sur ce lien les réponses aux questions les plus fréquentes concernant votre messagerie sfr.

Délai

L’une des toutes dernières fonctionnalités de Gmail vous permet de recevoir ultérieurement un courriel que vous avez déjà reçu. Cela vous permet de suivre les messages que vous recevez au lieu de les voir s’empiler dans votre boîte de réception.

En utilisant la fonction « snooze », vous pouvez vider temporairement votre boîte de réception et transformer un courriel en un rappel pour une tâche ou une réunion spécifique.

Pour activer cette option pour un message spécifique, cliquez avec le bouton droit de la souris, puis choisissez l’une des options disponibles : plus tard aujourd’hui, demain, cette semaine, la semaine prochaine ou une date spécifique.

Filtres

Outre les étiquettes, les filtres Gmail constituent un autre moyen efficace de trier vos e-mails. De plus, cette méthode est automatique.

Dans Paramètres > Filtres, vous pouvez créer les filtres dont vous avez besoin. Le filtre consiste à appliquer une action basée sur une caractéristique des emails reçus. Par exemple, qui l’a envoyé, quels mots apparaissent dans l’objet ou dans le contenu, sa taille, s’il contient des pièces jointes…

Nous définirons ensuite ce que Gmail fera avec les messages qui correspondent à ce qui précède. Nous pouvons mettre ces messages en évidence, les supprimer, les transférer à une autre adresse, les étiqueter automatiquement, les classer dans une catégorie, etc.

Bien qu’il existe de nombreuses autres façons d’organiser votre courrier Gmail et de garder le contrôle de votre boîte de réception, ces quatre astuces principales vous aideront à vider votre boîte de réception et à l’organiser correctement.

Source : blogthinkbig.com