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Conseils pour rédiger des courriels que tout le monde voudra lire

Chaque moyen de communication a ses propres astuces et règles non écrites. Dans le cas du courrier électronique, il existe des formules qui remplissent leur fonction.

Après le téléphone, le courrier électronique est la principale forme de contact sur le plan personnel et professionnel. C’est l’un des plus anciens services associés à l’internet et, malgré la concurrence des réseaux sociaux ou de la messagerie instantanée, le courrier électronique reste l’un des moyens les plus efficaces de communiquer sur internet.

Cependant, le fait qu’il soit si banal signifie que nos boîtes de réception se remplissent de dizaines de messages chaque jour. Malheureusement, ils ne sont pas tous utiles ou appropriés. Combien de courriels que vous recevez chaque jour sont directement envoyés à la corbeille ? Combien d’entre eux débouchent sur une action utile, comme une réunion ou une tâche liée à votre travail ?

Il est clair que nous ne pouvons pas changer ceux qui nous envoient des courriels, mais nous pouvons faire notre part en rendant nos messages efficaces, ou plutôt lisibles et pratiques pour que nous et le destinataire du message y gagnent.

Brièveté

Il existe un juste milieu entre l’envoi d’un courriel dont la phrase comporte entre 140 et 280 caractères, comme c’est le cas sur Twitter, et l’envoi d’un long message qui pourrait occuper plus de cinq pages d’un document texte.

J’ai dit précédemment que les courriels sont un moyen de communication régulier, il n’est donc pas question de passer toute la journée à écrire et à recevoir des messages. Il ne s’agit pas non plus d’ignorer les formules de politesse habituelles au début ou à la fin d’un message électronique, mais évitons de tourner autour du pot.

Un bon courriel doit être court, concis, compréhensible en une seule lecture et ne nécessiter que quelques minutes de lecture. Il n’y a pas de règles spécifiques pour ce faire, la pratique est la clé, et la réécriture de vos messages vous aidera également à affiner et à améliorer vos e-mails.

Contexte

Le processus de communication est curieux. Dans notre esprit, nous avons un message à communiquer, mais nous n’y parvenons pas toujours lorsque nous le traduisons en paroles ou dans le libellé d’un courriel. Et l’un des principaux problèmes qui se posent, c’est que le contexte nous échappe.

Le contexte est l’information complémentaire qui entoure un message ou une information. Souvent, lorsque nous envoyons un courriel, nous oublions de penser au contexte dans lequel se trouve l’autre personne. Est-il le même que le nôtre ? Est-il au courant de tout ce que nous savons sur le sujet ?

Parfois, nous déléguons ce contexte aux messages précédents. De nos jours, les messages électroniques sont souvent imbriqués automatiquement par notre client de messagerie. Et, dans tous les cas, la transmission du message inclut le contenu de ces mêmes messages.

Nous ne voulons pas exagérer le contexte, mais nous voulons inclure toutes les informations nécessaires pour que toute personne puisse comprendre le message que nous lisons, même si elle n’est pas directement impliquée dans un projet ou un sujet qui fait l’objet du message.

Et ensuite ?

Un autre problème que nous rencontrons avec de nombreux courriels est que, lorsque nous finissons de les lire, nous nous demandons : que faire ensuite ? Il n’est pas toujours clair dans un message si nous devons faire quelque chose, quoi précisément, et qui doit le faire. Cela devient encore plus compliqué lorsque le message concerne plusieurs personnes.

Une façon d’éviter ce problème est de terminer le message électronique par une liste de tâches ou d’actions et de préciser qui doit faire quoi. Il peut également être utilisé pour mettre en évidence les tâches qui ont déjà été accomplies afin d’aider les expéditeurs à rattraper leur retard.

À qui s’adresse-t-elle ?

Une autre erreur souvent commise lors de l’envoi d’e-mails est de ne pas choisir qui les recevra. Il est si facile de transmettre un message à tout le monde que, bien souvent, un message finit par être reçu par une personne qui n’est pas intéressée par le message ou qui n’y est pas impliquée de quelque manière que ce soit. Par conséquent, nous recevons souvent des messages qui finissent à la poubelle.

Il y a une différence entre être informé des processus et des actions d’un département ou d’une entreprise, même si cela ne nous concerne pas directement, et recevoir des messages sur des sujets ou des questions qui n’ont rien à voir avec notre poste ou notre position. En savoir plus sur mail sfr.

En choisissant qui reçoit votre courrier électronique, vous éviterez aux destinataires de voir leur boîte de réception remplie de messages inutiles.

Source : blogthinkbig.com

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