Le travail d’entreprise nécessite l’utilisation d’outils pratiques qui aident à mieux organiser les documents. Parmi ces outils, le tampon encreur se place en première position compte tenu de sa grande importance dans le milieu professionnel.

Mais avant de choisir un tampon encreur, un petit zoom sur les textes législatifs est indispensable. Découvrez ce que dit la loi sur le tampon encreur et les mentions obligatoires qui doivent y figurer.

Législation du tampon encreur

Que vous soyez chef d’entreprise ou employé, l’importance du tampon encreur ne vous échappe pas. Cet outil de quelques centimètres est indispensable pour le bon déroulement des travaux d’une enseigne. Cependant, sa création n’est pas laissée au hasard. Afin d’en apprendre davantage sur la législation du tampon encreur, nous vous invitons à lire cet article complet : http://www.parlorama.eu/tampon-encreur-que-dit-la-legislation/.

Inconsciemment, on croirait que le tampon encreur est soumis à plusieurs lois, mais la réalité est tout autre. En effet, aucun texte législatif ne limite l’utilisation du marqueur de document et encore moins son contenu. Ceci est valable pour les entreprises européennes et la majeure partie des entreprises américaines.

Mais l’utilisation d’un tampon encreur n’est pas laissée au hasard. Les personnes qui l’utilisent ont généralement un statut dans une entreprise ou sont les représentants de leur société. C’est pour cette raison qu’on retrouve plusieurs types de tampons qui diffèrent par leur aspect ainsi que les informations qu’ils contiennent.

Les types de tampons encreurs

Dans une même société, on peut rencontrer plusieurs formats de tampons. À chaque outil une mission précise. En choisir un nécessite donc de bien connaitre le monde des tampons encreurs d’entreprise.

Pour vous simplifier la tâche, nous avons réuni les grandes familles des tampons encreurs en quatre grandes catégories.

Les tampons encreurs d’identification

Ces outils de travail sont les plus répandus dans les sociétés. En effet, il est important d’en avoir un en poche pour faire valider les documents administratifs.

La valeur de ce type de tampons est proportionnelle aux informations qu’il contient. Si aucune loi n’impose les mentions à mettre sur un marqueur d’entreprise, les informations suivantes doivent être indiquées :

• Le nom de la société suivi de son statut (Eurl, Sarl, Sas, etc.) ;
• Le siège social de la société identifiée par le tampon ;
• Le nom de l’utilisateur du tampon encreur : cet élément est facultatif ;
• Le capital de la société dont provient le tampon ;
• Le numéro de TVA de l’entreprise ;
• Le contact de l’entreprise : numéro de téléphone / mail.
• Le numéro de Siret.

Il est à noter que d’autres informations peuvent être ajoutées au tampon encreur. Ces mentions obligatoires sont modifiables en fonction du type d’entreprise et de son domaine d’action.

Les tampons encreurs personnels

Les travailleurs indépendants peuvent, eux aussi, créer leur propre tampon encreur. Il est, en effet, important de pouvoir reconnaître le professionnel d’où provient un document officiel.

Qu’il s’agisse de médecins, d’avocats ou de toute autre profession, les mentions indispensables de ce type de tampon sont :

• Le nom du professionnel ;
• Le statut de la personne qui possède le tampon encreur. Par exemple : Docteur, Maître, Professeur, etc. ;
• La spécialité du professionnel, qui est facultative. Elle concerne plus spécialement les professions avec de sous-spécialités.

La personne qui crée le tampon personnel est libre d’ajouter ses coordonnées ainsi que le siège de l’exercice de sa fonction (cabinet par exemple).

Le tampon utilitaire

Ce type de tampon regroupe tous les autres marqueurs de documents qui ne contiennent pas d’informations pertinentes. Ces tampons sont généralement utilisés pour faciliter le travail administratif en inscrivant des mentions en un seul coup de main.

Parmi ces tampons encreurs, on retrouve :

• Tampon de validation de document : ils servent à approuver le passager d’un document par le bureau qui le valide ;
• Les tampons de rejet : utilisés pour refuser des dossiers, des candidatures… ;
• Les tampons de datation : les plus retrouvés en entreprise, leur utilisation est, comme leur nom indique, limitée à la datation de documents ;

D’autres tampons peuvent être retrouvés. On mentionnera les tampons de signatures qui facilitent grandement le dépôt d’une signature sur un document pour accélérer les procédures et économiser du temps.

Est-ce obligatoire de posséder un tampon encreur ?

La réponse est non. Aucune loi n’impose aux entreprises et aux professionnels de créer un tampon encreur. Cependant, il est préférable d’en recourir pour faciliter les démarches administratives, l’organisation du travail et l’adoption d’une stratégie marketing basée dessus.